Jen on ví, jak se to dělá
Postup existuje v hlavě jednoho člověka. Když je pryč, práce stojí nebo se dělá jinak.
Příklad z praxe Dovolená klíčového člověka je provozní riziko.
Pro COO a vedoucí týmů
Proces, který zná jen jeden člověk, není proces.
Postupy se ve firmě dají zapsat jako kroky s rolemi, vstupy a výstupem, který se dá zkontrolovat.
Zaučení nového člověka pak není předávání zkušeností u kávy.
- Kroky místo ústní domluvy
- Role u každého kroku
- Výstup doložený, ne tvrzený
Poznáváte se?
Tři věty, které v téhle situaci zazní nejčastěji
Nezapsaný proces funguje, dokud je u toho ten správný člověk.
Zaučení trvá měsíce
Nový člověk se učí sledováním. Chyby se objeví až u zákazníka.
Příklad z praxe Každý si postup pamatuje trochu jinak.
Pokaždé to dopadne jinak
Stejná zakázka projde pokaždé jinou cestou, protože ji dělal někdo jiný.
Příklad z praxe Kvalita závisí na tom, kdo měl zrovna čas.
Co s tím MediaMC OS udělá
Co se změní, když je proces zapsaný
Zapsaný proces se dá spustit, měřit a zlepšit. Nezapsaný se dá jen doufat.
Kroky s odpovědností
Každý krok má roli, vstup a výstup. Je jasné, kdo pokračuje a čím.
Kroky
Role
Spuštění místo vysvětlování
Proces se spustí jako běh. Postup se neopakuje ústně, běží pokaždé stejně.
Běhy
Zaučení podle skutečné práce
Nový člověk vidí kroky i dřívější běhy s výstupy. Učí se na tom, co firma opravdu dělá.
Znalostní báze
Kde to ve firmě uvidíte
Detail procesu a jeho běhy
Proces má popis a historii. Popis říká, jak se to má dělat; běhy ukazují, jak to dopadlo.
- Definice procesu Kroky, role, vstupy a očekávaný výstup.
- Historie běhů Kolikrát proces běžel a kde se zastavil.
- Znalostní báze Podklady u procesu, ne v cizí složce.
Jak poznáte, že to funguje
Výstup, který jde zkontrolovat
Krok se neuzavírá tím, že ho někdo odškrtne. Uzavírá se výstupem, který je vidět.
- Výstup u kroku Doložení leží u té práce, ne v e-mailu.
- Kdo a kdy U každého kroku je člověk a čas.
- Schválení Kdo práci provedl, ten ji neschvaluje.
- Opakovatelnost Další běh začíná ze stejné definice.
Než se zeptáte
Časté otázky k tomuhle nasazení
Kolik procesů musíme zapsat, než to dá smysl?
Jeden. Nasazení začíná procesem, který ve firmě bolí nejvíc nebo běží nejčastěji. Zbytek se přidává postupně.
Kdo procesy zapisuje?
Ten, kdo je dnes dělá. Zápis je popis kroků, ne dokumentace pro certifikaci.
Co když se proces změní?
Definice se upraví a další běh jde už podle nové verze. Dřívější běhy zůstávají takové, jaké byly.
Vezměme jeden váš proces a zapišme ho spolu.
Na ukázce projdeme postup, který dnes zná jen pár lidí, a ukážeme, jak vypadá jako spustitelný proces.